Comunicación Efectiva

Esta es una de las habilidades que los ingenieros de sistemas mas necesitan desarrollar, como bien sabemos, no es precisamente una de las áreas en que se tiene mas fortaleza, y no esta en el listado de materias de estudio en las universidades, pero es una fortaleza indispensable, máxime cuando se ha alcanzado cierto nivel en el que se requiere una constante interacción con usuarios o en mi caso como Arquitecto de Software, que es necesario comunicar de forma efectiva temas que suelen revestir un alto nivel de complejidad a un publico con perfiles muy variados.

La comunicación efectiva consiste en darse a entender correctamente, ya sea formalmente o combinado con gestos corporales adecuados. La idea es que el receptor del mensaje comprenda el significado y la intención de lo que se está comunicando.

Debido a que en toda forma de comunicación se pierde algo del significado al transmitir el mensaje, la comunicación efectiva busca eliminar o minimizar esta perdida.

Desde esta perspectiva, debemos empezar por definir que información queremos transmitir, así en nuestro caso en general se trata de información técnica, la cual se representa a través de modelos, haciendo uso de los diferentes estándares existentes para este fin.

De esta forma nuestro papel es comunicar a los interesados la información contenida en estos modelos, pero no solo eso, es importante estar en capacidad de transmitir más cosas que solo información, es necesario que la audiencia logre sentir confianza en nosotros, y que vean la calidad de nuestro trabajo, se busca causar un impacto positivo en sus sentimientos, emociones, juicios y motivaciones.

Esta capacidad de transmitir ese algo más es la que permite potenciar la comunicación de la información, de igual forma que inhibe cuando no se hace de forma adecuada.

Para planear una buena presentación, es necesario que nos planteemos las siguientes preguntas:

1. A que publico va orientada la presentación y que esperan de ella?

Es decir cuales son los stakeholders a los que nos vamos a dirigir, cuales son los perfiles de estos, cuales son los roles que juegan dentro del proyecto o la empresa y cuales son las expectativas que estos tienen del proyecto.

Esto es de vital importancia pues nos permite definir con claridad la información que debemos manejar y los modelos que vamos a usar en nuestras presentaciones.

2. Que características tiene el modelo?

Es importante hacer una adecuada selección de los modelos o de la información a presentar, a menudo las personas a quienes nos dirigimos suelen tener perfiles muy diversos y no siempre tienen conocimientos sobre lenguajes de modelado, así que es importante usar modelos que sean lo mas básico posibles pero que permitan transmitir de forma adecuada la información.

3. Cuanto tiempo dura la presentación?

El tiempo es un factor importante, debido a que los asistentes tienen diferentes roles, es lógico que tengan expectativas diferentes, por este motivo la presentación suele estar dividida en partes orientadas a cada rol, y por ello es importante manejar el tiempo e indicar al inicio cuanto toma cada parte con el fin de que el asistente este informado de cuanto tiempo debe esperar antes de que se trate el tema que le atañe, esto genera una sensación de confort en el asistente.

4. Cuales son los medio disponibles?

Definir los recursos disponibles para nuestra presentación es importante pues nos permite tener mayor control, conocer el lugar donde se llevara a cabo la reunión nos permitirá sentirnos mas seguros, ya que podremos definir previamente el área donde nos vamos a desenvolver, de la misma forma es interesante saber si contamos con proyector y de ser posible hacer una previsulización de la misma para detectar oportunidades de mejora.

También es bueno contar con un tablero y los recursos necesarios para apoyar nuestra presentación.

Un aspecto muy recomendable es contar con un apuntador, o media pointer, ya que brinda unas facilidades increíbles de manejo que de otra forma seria imposible de alcanzar.

5. Quien va a hacer la presentación?

En muchas ocasiones quien lleva cabo los modelos no es la persona que va a realizar la presentación, e incluso en algunas ocasiones quien presenta no es quien elabora el material de la presentación, así que es importante que la persona que va a realizar la exposición tenga las habilidades de comunicación necesarias, pero que además tenga un conocimiento adecuado del negocio, pues como bien saben cada modelo de negocio tiene su lenguaje propio, y es de vital importancia que el orador maneje este a la perfección, ya que las fallas en estos aspectos generan una perdida de credibilidad que puede echar abajo todo el trabajo realizado, y posiblemente echar a perder la oportunidad de negocio con ese cliente.

6. Como hacer el Feedback?

Este es un asunto importante, ya que por este medio se recopila información de los efectos que causa su mensaje en el Receptor. Esta información es muy útil y permite al Emisor conocer si su mensaje ha sido correctamente entendido y la repercusión que el mismo está teniendo en el Interlocutor. De esta forma puede adaptarse de una manera más efectiva a las necesidades del sujeto.

Una vez definidos los puntos anteriores, es necesario definir algunas estrategias básicas, las cuales van orientadas en su mayoría al material de apoyo usado por el expositor.

Como primera medida es necesario definir adecuadamente el mensaje, la idea que se quiere transmitir con la presentación.

Se debe definir la estructura global de la presentación, la agenda, tiempo, medios, etc. En este aspecto es importante resaltar el incluir la agenda en nuestra presentación, indicando los tiempo que toma tocar cada tema es muy importante, además que se debe dar una introducción global de cada tema para poner en contexto a los asistentes, de manera que estos se ubiquen en el tema de su interés y tengan idea del tiempo que deben esperar para que se toque el tema que les atañe. Este es un gesto bien recibido por los espectadores, ya que les transmite la tranquilidad de saber como manejar su tiempo.

Otro punto importante es la maquetación de la presentación, es decir el manejo de la distribución en la presentación, el uso de los colores y formas, y las animaciones, que deben usarse con prudencia para no incomodar al público.

El último punto a tener en cuenta es el lenguaje grafico, el cual debe cumplir al menos con las siguientes características:

· Consistencia: debe ser uniforme, se deben representar conceptos similares con formalismos similares, es decir si un proceso se representa usando un rectángulo con las equinas redondeadas, entonces los subproceso deben usar una representación similar a la del proceso pero adicionando alguna característica que le diferencia.

· Fácil de entender: debe ser intuitivo y tener un adecuado uso de la abstracción, se debe buscar que la persona pueda reconstruir el modelo en su cabeza con gran facilidad a partir del modelo visualizado.

· Estética: debe resultar agradable a la vista.

· Compatibilidad: se debe buscar una cercanía de la representación a los estándares reconocidos para expresar los mismos conceptos.

Si se tienen en cuenta esos tips al momento de realizar las presentaciones, de seguro que los resultados serán muy favorables.

Seria recomendable en todo caso tomar algún curso de Comunicación, e incluso técnica vocal, que de seguro va a permitirles mejorar mucho las habilidades comunicativas.